Phân Tích 10 Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Quan Trọng Cần Biết

Để văn phòng đại diện hay trụ sở kinh doanh có thể đưa vào vận hành sử dụng, ngoài chi phí thuê văn phòng cần trả cho chủ đầu tư, còn nhiều loại chi phí phát sinh khác mà quý doanh nghiệp cần biết để có thể hoạch toán chính xác. Cùng chuyên gia tài chính, chuyên gia pháp lý VNO phân tích chuyên sâu 12 loại chi phí cần thiết để vận hành văn phòng.

Chi Phí Thuê Văn Phòng – Nhóm Chi Phí Cố Định

Chi phí cố định là những hạng mục được doanh nghiệp thanh toán theo tháng hoặc theo quý, chi phí này gần như cố định và không có sự biến động trong một khoảng thời gian dài.

1. Chi Phí Thanh Toán Cho Việc Thuê Văn Phòng Đại Diện

Hay còn gọi là tiền thuê mặt bằng, tiền thuê văn phòng. Khoản phí này được tính dựa trên m2, và được doanh nghiệp thanh toán theo tháng hoặc theo quý (tùy vào thỏa thuận hợp đồng giữa chủ đầu tư và doanh nghiệp).

2. Chi Phí Cho Các Dịch Vụ Văn Phòng

Là khoản chi phí mà bên thuê cần chi trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà như: dịch vụ lễ tân, dịch vụ bảo an – an ninh 24/7, dịch vụ vệ sinh trong và ngoài văn phòng,…

Những khoản phí dịch vụ trên còn được gọi chung là phí quản lý – là một trong những chi phí mà quý doanh nghiệp cần thanh toán, song song với phí thuê sàn (mặt bằng). Phí quản lý trên thị trường cho thuê cũng rất đa dạng, tòa nhà hạng A sẽ có chi phí đắt nhất so với các tòa nhà hạng B, hạng C.

3. Thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT)

Là khoản tiền mà doanh nghiệp cần trả cho Nhà nước khi thuê văn phòng. Mức đóng VAT vói dịch vụ thuê văn phòng hiện nay là 10%, được tính theo công thức sau:

Thuế giá trị gia tăng (VAT) = Giá thuê văn phòng * Tỷ Suất Thuế VAT

Ví dụ: Giá trị hợp đồng thuê văn phòng của doanh nghiệp A trị giá 100 triệu đồng. Mức thuế đang áp dụng cho dịch vụ thuê văn phòng hiện nay là 10%. Như vậy khoảng thuế mà người thuê phải đóng vào ngân sách Nhà nước là 10 triệu đồng.

Chi Phí Thuê Văn Phòng – Nhóm Chi Phí Biến Đổi

4. Chi Phí Thanh Toán Điện, Nước Sinh Hoạt

Tương tự như hộ gia đình, đây là khoản phí sẽ biến động hàng tháng tùy vào mức sử dụng. Thông thường, ở các toà nhà cao cấp như hạng A, hạng B, tiền điện hoặc nước sẽ được bao trong phí quản lý.

Tiền điện – nước bình quân hàng tháng đối với cơ quan doanh nghiệp, đoàn thể tại TP.HCM giao động từ 1 – 1,5 UDS/m2/tháng

5. Chi Phí Thanh Toán Đỗ Xe Máy – Xe Ô Tô

Ở một số chủ đầu tư, chi phí này được bao gồm trong PQL (phí quản lý). Cũng có nhiều tòa nhà không có ưu đãi này, tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp có thể đàm phán sự linh động hạng mục này với chủ đầu tư.

6. Chi Phí Làm Việc Ngoài Giờ

Làm việc ngoài giờ hành chính là trường hợp rất đỗi quen thuộc với các công việc văn phòng. Đây là khoản phí mà khách thuê phải trả cho người cho thuê như tiền điện – nước, tiền dịch vụ tòa nhà, song song với tiền lương làm ngoài giờ của nhân viên.  Hiện có 3 cách tính phí làm việc ngoài giờ:

• Tính theo văn phòng: khoảng 250.000 vnd/giờ/văn phòng.
• Tính theo diện tích thuê: khoảng 0.03USD/m2/giờ * tổng diện tích thuê.
• Tính theo thiết bị văn phòng: khoảng 9USD/tổ máy/giờ. Một tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) có thể làm mát từ 40 – 70m2 tùy loại máy.

Chi Phí Thuê Văn Phòng – Nhóm Chi Phí Thanh Toán Một Lần

7. Chi phí thi công nội thất

Khi tiến hành lắp đặt, thi công nội thất, thường các chủ đầu tư sẽ miễn phí tiền thuê mặt bằng, nhưng sẽ thu phí dịch vụ. Các tòa nhà hạng A, hạng B thường có mức phí dịch vụ từ 2 – /m2/tháng. Ở những tòa nhà hạng C, mức phí này thường dưới 1USD/m2/tháng.

Mặt khác, chủ đầu tư có thể áp dụng thu phí dựa trên mức điện tiêu/nước tiêu thụ.

8. Chi Phí Khi Trả Mặt Bằng

Khi kết thúc sử dụng mặt bằng từ chủ đầu tư, người thuê sẽ thanh toán khoản phí trả mặt bằng bao gồm: chi phí dọn dẹp, tháo dỡ nội thất, máy móc đã lắp đặt. Khoản phí này được chủ đầu từ khấu hao tài sản hợp lý trong quá trình người thuê sử dụng mặt bằng.

Chi Phí Thuê Văn Phòng – Những Điều Khoản Tác Động Đến Phí Thuê Văn Phòng

9. Tổng Diện Tích Thuê

Để tính tiền thuê mặt bằng hiện nay, đặc biệt ở những hạng văn phòng cao cấp, chủ đầu tư sẽ tính tiền thuê dựa trên diện tích sử dụng thực tế. Có 3 phương pháp đo diện tích như sau:

• Phương pháp đo thông thủy trong lòng văn phòng.
• Phương pháp đo dựa trên tim tường và vách ngăn bao quanh phòng.
• Phương pháp men theo mép ngoài của tường và vách bao quanh phòng.

Các cột trong tòa nhà vẫn được tính vào diện tích thuê, trừ những tòa nhà có cột quá lớn sẽ được xem xét khấu trừ.

10. Sự Chênh Lệch Tỷ Giá, Tỷ Lệ Trượt Giá

Ở những tòa nhà cao cấp, các saller sẽ chào giá theo đơn vị USD. Tuy nhiên quy định pháp lý Việt Nam, đơn vị tiền tệ phải quy đổi sang VNĐ. Vì thế, khi thuê mặt bằng, quý doanh nghiệp nên theo dõi tỷ giá đồng Đô và tiền Việt thường xuyên.

Mặt khác, với các hợp đồng thuê dài hạn từ vài năm, các chủ đầu tư sẽ quy định điều chỉnh giá thuê mỗi 2 năm (hay còn gọi là điều khoản trượt giá), sẽ tăng hoạt giảm theo biên độ thị trường.

Những câu hỏi thường gặp khi hoạch toán chi phí văn phòng 

Dưới đây là các trường hợp hoạch toán thường gặp mà VNO muốn chia sẻ đến quý doanh nghiệp

Nếu chi phí được thanh toán hết toàn bộ trước cho bên thuê. Quy trình hoạch toán như thế nào ?

Dựa trên hợp đồng và các chứng từ thanh toán. số tiền đã được thanh toán trước cho chủ đầu tư hay chủ thuê như sau:

• Nợ vào tài khoản 331 (phải trả cho bên cho thuê).
• Có vào tài khoản 111 và tài khoản 112

Nếu doanh nghiệp đã thanh toán chi phí thuê trước nhiều kỳ

Trong trường hợp này, số tài khoản 242 (chi phí trả trước) sẽ được dùng trong quy trình hoạch toán. Trong quá trình này, bộ phận kế toán sẽ tự điều chỉnh các khoản phí vào các tài khoản tương ứng theo định kỳ.

Khi doanh nghiệp lựa chọn thanh toán chi phí thuê văn phòng theo từng tháng

Doanh nghiệp thực hiện quy trình hoạch toán với trường hợp trả tiền thuê mặt bằng theo mỗi tháng như sau:

• Nợ vào các tài khoản 154, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào mục đích thuê văn phòng và hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng).
• Trường hợp có, nợ vào tài khoản 133.
• Có vào các tài khoản 331, 111, 112,…

Khi doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng bằng hình thức trả sau

Khi thanh toán chi phí thuê văn phòng được thanh toán sau, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận chi phí này vào tài khoản 335 (chi phí phải trả). Việc này nhằm mục đích giám sát và đảm bảo sự chính xác của các khoản chi phí trong mỗi chu kỳ kế toán.