Diện tích khi thuê văn phòng đại diện không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê văn phòng, mà còn liên quan mật thiết đến hiệu suất làm việc của nhân viên và cả hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Thiết kế diện tích văn phòng như thế nào hợp lý nhưng vẫn tiết kiệm chi phí ? Diện tích văn phòng tiêu chuẩn như thế nào ?… Những câu hỏi này sẽ được VNO cùng quý doanh nghiệp tìm lời giải qua bài viết này.
Diện tích văn phòng bao nhiêu sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn ?
Diện tích sử dụng là yếu tố quan trọng tiên quyết khi doanh nghiệp cần thuê vị trí đặt văn phòng đại diện. Việc ấn định được một diện tích phù hợp sẽ đáp ứng tốt hoạt động làm việc của nhân viên, song, giúp doanh nghiệp không lãng phí ngân sách khi thuê văn phòng.
Tùy thuộc văn hóa, mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp mà bộ quy chuẩn thiết kế diện tích văn phòng chuẩn sẽ thay đổi linh hoạt.
Diện tích văn phòng dựa vào tính chất công việc của nhân viên
Nếu nhân viên của bạn thường xuyên phải làm việc ngoài hiện trường, chỉ cần đến công ty cho những buổi họp trao đổi công việc, một không gian văn phòng nhỏ không quá nhiều chức năng khác sẽ thỏa đáng. Và ngược lại, với tính chất công việc cố định, nhân viên cần hoàn thành công việc tại một vị trí cố định, một không gian làm việc chật chội sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc của nhân viên ấy.
Diện tích văn phòng dựa vào văn hóa công ty, doanh nghiệp
Với văn hóa người Á Đông, “không gian cá nhân” của nhân viên thường bớt quan trọng khi bố trí diện tích văn phòng. Tuy vậy, trong văn hóa phương Tây, không gian làm việc vừa đủ sự riêng tư cho mỗi nhân viên đã được thực hiện từ lâu, thậm chí đã trở thành một môi trường làm việc chuẩn mực, xu hướng.
Thiết kế diện tích văn phòng theo chuẩn người/m2
Để phân bổ diện tích văn phòng khi thiết kế, có thể dựa vào 2 yếu tố chính sau:
- Lượng nhân viên làm việc cố định tại phòng làm việc.
- Diện tích trung bình cần đủ cho một nhân sự.
Và những tiêu chuẩn này được chia thành 3 cấp độ ngân sách: tiết kiệm – vừa đủ – tiêu chuẩn (hoặc có thể hơn). Tùy vào ngân sách mà quý doanh nghiệp có thể cân đối diện tích cần dùng.
Hiện nay, tiêu chuẩn phân bố không gian có thể được áp dụng theo m2/người như sau:
- Diện tích văn phòng tiết kiệm: trung bình từ 3 – 4m2/người. Mức diện tích này phù hợp với doanh nghiệp có nguồn kinh phí thấp hoặc nhu cầu thuê ngắn hạn
- Diện tích văn phòng vừa đủ: trung bình từ 5 – 6m2/người. Mức diện tích này thường được nhiều doanh nghiệp áp dụng
- Diện tích văn phòng tiêu chuẩn: trung bình từ 7 – 10m2/người. Đây là diện tích làm việc lý tưởng bởi sự thông thoáng, thoải mái trong không gian, thúc đẩy tính sáng tạo trong công việc.
Diện tích phòng làm việc nhân viên tiêu chuẩn
Mỗi lĩnh vực kinh doanh, tính chất công việc mà tiêu chuẩn phòng làm việc của nhân viên sẽ có sự thay đổi linh hoạt. Hơn hết, một không gian làm việc vừa đủ sự riêng tư vừa đủ sự kết nối tập thể vẫn là yếu tố quan trọng thiết kế phòng làm việc nhân viên.
|
Tính chất nhân viên |
Tính chất công việc |
Diện tích tiêu chuẩn phù hợp |
|
Nhân viên cố định (Fixed Worker) |
· Công việc hành chính toàn thời gian từ 6 – 8 tiếng/ngày. Cần khu vực làm việc cố định · Cần không gian setup bàn ghế, máy tính, tủ hồ sơ,… · Những ngành nghề như: hành chính, dịch giả, nhân viên điều hành,… |
· Không gian tiết kiệm: 3.5m2/người
· Không gian tiêu chuẩn: 4.5 – 5.5m2/người. · Không gian thoải mái, yên tĩnh: 7 – 10m2/người |
|
Nhân viên linh hoạt (Flexible Worker) |
· Thời gian làm việc chỉ chiếm khoảng 40% giờ làm việc hành chính · Cần không gian làm việc có lối đi rộng rãi, thuận lợi cho việc di chuyển · Những ngành nghề phù hợp như: báo chí, thông dịch viên, trợ lý,… |
Diện tích phù hợp: 3m2/người |
|
Nhân viên không sử dụng chỗ ngồi cố định |
· Không cần sử dụng không gian văn phòng chuyên dụng, vị trí làm việc thường xuyên thay đổi
· Chỉ cần đến văn phòng vào thời gian ngắn để gặp mặt, hôi họp · Nhân viên làm việc online, hy-bird, remote,… là những vị trí không cần nhiều không gian văn phòng. |
Diện tích phù hợp: 1.5m2/người |
Bảng tiêu chuẩn phòng làm việc tham khảo 2024
Diện tích phòng ban lãnh đạo, giám đốc tiêu chuẩn mới
Những vị trí lãnh đạo cấp cao (C-level) như quản lý, giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch,… cần đảm bảo sự riêng tư, thoải mái nhất. Tuy vậy. diện tích phòng cấp lãnh đạo hạn chế chiếm nhiều diện tích hơn tổng diện tích phòng làm việc nhân viên, điều này để đảm bảo sự cân bằng trong không gian chung.
Tiêu chuẩn thiết kế ban lãnh đạo như sau:
Phòng ban giám đốc, chủ tịch: diện tích tối đa 25m2/ người
Phòng ban quản lý: từ 10 – 18m2/
Tùy theo mong muốn, nhu cầu doanh nghiệp, không gian phòng lãnh đạo có thể thiết kế riêng kiểu truyền thống hoặc không gian mở. Phòng ban quản lý cấp cao được hoàn thiện chỉnh chu, sang trọng, thể hiện phong thái và uy quyền không chỉ cá nhân mà cả tổ chức, doanh nghiệp.
Diện tích tiêu chuẩn cho những phòng ban, khu vực khác
Ngay sau phòng làm việc, những khu vực phục vụ nhu cầu sử dụng khác như phòng họp, phòng nghỉ trưa, phòng ăn,… cũng cần sự tính toán kỹ để đạt được sự tối ưu khi thiết kế diện tích văn phòng.
VNO gợi ý quý doanh nghiệp thông số thiết kế phòng họp như sau:
- Phòng họp nhỏ: từ 7 – 8m2/người (sức chứa tối đa 4 người)
- Phòng họp vừa đủ: từ 15m2 – 20m2/người (sức chứa tối đa từ 8 – 12 người)
- Phòng họp tiêu chuẩn: 40m2 – 80m2 – 100m2 (sức chứa tối đa từ 20 – 100 người)
Quý doanh nghiệp cũng có thể áp dụng thông số trên vào thiết kế phòng nghỉ trưa, phòng ăn hay những khu vực khác nếu có.
Những yếu tố khác cần lưu ý khi thiết kế diện tích văn phòng
Diện tích cần thiết để bố trí thiết bị văn phòng, đồ nội thất
Để hoàn thiện bản thiết kế, những không gian để bố trí nội thất trong phòng làm việc cũng không kém phần quan trọng. Những vật dụng văn phòng phẩm, đồ nội thất cũng có những quy chuẩn riêng.
- Đối với đồ nội thất: chiều cao bàn làm việc có 4 quy chuẩn là 700mm – 720mm – 740mm – 760mm, với chiều cao ghế chuẩn là 400mm, 420mm, 40mm. Khoảng cách bàn cách ghế nên trong phạm vi 280 – 320mm.
- Ngoài ra, đồ nội thất văn phòng còn tủ hồ sơ, tủ đồ cá nhân,… Vì thế, doanh nghiệp hãy cân nhắc vị trí đặt đồ nội thất để đảm bảo bảo không gian làm việc thoải mái, thông thoáng.
- Đối với các thiết bị văn phòng: máy photo, máy fax, máy chiếu, hệ thống loa,.. cũng có nhiều kích thước khác nhau. Vì thế, doanh nghiệp cần chú ý khả năng tích hợp để tối ưu diện tích sử dụng cho những loại thiết bị này.
Để tối ưu diện tích sử dụng, quý doanh nghiệp hãy cân nhắc sử dụng những thiết bị văn phòng phẩm, nội thất hiện đại, thông minh, có thể tích hợp được nhiều chức năng.
Không gian làm việc đóng hay mở, có sử dụng kính hay vách ngăn ?
Bên cạnh thời gian cần trao đổi, tương tác trực tiếp, mỗi nhân viên văn phòng đều cần một không gian riêng vừa đủ để tăng độ tập trung trong công việc. Vì thế, sau khi tính toán được diện tích cần sử dụng cần thiết trên đầu người, quý doanh nghiệp cần xác định tính chất riêng tư trong môi trường làm việc, cần sử dụng vách kính hay chỉ là những vách ngăn trên bàn làm việc
Thực tế, hai loại vách ngăn ngăn cũng chiếm một phần diện tích văn phòng, quý doanh nghiệp cần có sự cân nhắc, tính toán khi áp dụng loại vách ngăn này khi phân bổ không gian.
Diện tích ánh sáng, thông gió tiêu chuẩn trong bố trí không gian văn phòng
Hệ thống thông gió, điều hòa và ánh sáng là những hạng mục không kém phần quyết định của một không gian phòng làm việc đạt chuẩn. Tuy nhiên, các hệ thống này thường được lắp trên trần hoặc âm tường nên sẽ không chiếm dụng diện tích quá nhiều, chỉ cần sự bố trí hợp.
Để giảm chi phí lắp đặt hệ thống, quý doanh nghiệp cần bố trí nhiều cửa sổ lớn để tối ưu việc đón gió, đón ánh sáng tự nhiên. Hệ thống điều hòa nên trang bị thêm hệ thống hút mùi, hút khí.
Đảm bảo văn phòng được thiết kế theo tiêu chuẩn an toàn
Cuối cùng nhưng không kém quan trọng – sự an toàn. Một môi trường làm việc được thiết kế thông minh, an toàn chính là môi trường làm việc tốt cho sự phát triển doanh nghiệp nói chung, và sự phát triển cá nhân nói riêng.
Để đảm bảo những điều này, ngoài những yếu tố trên, văn phòng cần trang bị những vật dụng cần thiết cho các trường hợp khẩn cấp, các biện pháp phòng chống thiên tai. Hệ thống PCCC, lối thoát hiểm, hệ thống báo cháy, hệ thống cảnh báo cần được lắp đặt theo quy chuẩn hiện hành, và được kiểm tra kỹ thuật định kỳ.
Đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, lối đi thoát hiểm có thể trang bị 1 chiếc cầu thang. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên hơn, cần bố trí ít nhất hai lối thoát hiểm ở 2 hướng khác nhau của văn phòng.
Giải pháp văn phòng trọn gói từ VNO – Sự lựa chọn tối ưu trong thời điểm kinh tế thách thức
Trong bối cảnh kinh tế thị trường đầy biến động và thách thức, việc lựa chọn một vị trí đắc địa đặt văn phòng không còn dễ dàng. Đồng hành cùng sự phát triển của quý doanh nghiệp, VNO còn cung cấp các giải pháp văn phòng trọn gói, tiện ích song song nhằm mang đến sự lựa chọn tiết kiệm chi phí và tài nguyên nhất.
Tối ưu chi phí – Tối đa lợi nhuận
Thấu hiểu bài toán chi phí mà quý doanh nghiệp đang đối mặt, không ít doanh nghiệp phải lựa chọn thu hẹp diện tích, chuyển văn phòng cao cấp xuống loại văn phòng thấp hơn. VNO mang đến giải pháp văn phòng trọn gói với các chính sách chia diện tích linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo các tiện ích nội khu theo tiêu chuẩn văn phòng hạng A, hạng B.
Không gian đẳng cấp, sẵn sàng sử dụng
Hoàn thiện nội thất văn phòng đầy đủ tiện ích và công năng với chi phí tối giản. VNO cùng doanh nghiệp tìm lời giải cho bài toán chi phí này bằng các gói hỗ trợ thiết kế – trang bị nội thất theo yêu cầu.
Với các chương trình hỗ trợ trọn gói từ VNO, quý doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về bài toán tài chính hay việc chuyển đổi văn phòng khi cần.
Hệ thống tòa nhà vị trí đắc địa, liên kết vùng thuận lợi
Các tòa nhà văn phòng trọn gói cho thuê của VNO sở hữu các vị thế chiến lược, trung tâm tài chính của các quận, là sự lựa chọn hoàn hỏa cho sự phát triển bền vững. Với vị trí ưu việt tại quận 1, quận 3, quận Bình Thạnh, quận Phú Nhuận, quận Tân Bình và nhiều khu vực khác, VNO tự tin là điểm tựa mạnh mẽ trong bối cảnh kinh tế đầy cạnh tranh ngày nay.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một văn phòng trọn gói tại những vị trí đắc địa với những ưu đãi lớn chưa từng có và muốn trải nghiệm lợi ích của việc làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp và hiện đại, đầy đủ tiện ích, hỗ trợ nhanh chóng. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
VNO luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của bạn và cung cấp giải pháp văn phòng trọn gói tùy chỉnh để bạn có thể tập trung vào công việc kinh doanh của mình mà không cần lo lắng về các vấn đề hạ tầng. Hãy để VNO trở thành đối tác đáng tin cậy của bạn trong việc phát triển doanh nghiệp.
Tham gia cùng chúng tôi và trải nghiệm sự khác biệt VNO mang lại ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Website: http://vno.com.vn
- Fanpage: https://facebook.com/vno.official
- Hotline: 0909 202 275