Việc thuê vị trí đặt văn phòng đại diện là một trong những hạng mục quan trọng và chiếm khá nhiều ngân sách trong doanh nghiệp. Vậy những yếu tố quan trọng nào cần lưu ý để tiết kiệm ngân sách, nhưng không ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp ? Cùng tham khảo những gợi ý sau từ VNO để tìm câu trả lời nhé !
Vị trí địa lý khi đặt văn phòng đại diện
Địa điểm đặt trụ sở hay văn phòng là yếu tố quyết định hình ảnh của doanh nghiệp. Vì thế, một vị trí có cảnh quan đẹp, giao thông thuận lợi nên được ưu tiên chọn lựa khi khảo sát thị trường vì điều đó có thể ảnh hưởng đến:
Trải nghiệm của đối tác, khách hàng
Khi văn phòng được đặt tại những vị trí độc đáo, vị trí đắc địa, điều này sẽ mang lại ấn tượng tích cực đồng thời sẽ ghi điểm về niềm tin, sự uy tín của thương hiệu. Và ngược lại, những cao ốc cũ kỹ, vị trí xa xôi khó di chuyển dễ để lại hình ảnh doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp, làm giảm sự uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Khả năng tiếp cận đến khách hàng tiềm năng
Song song đó, bố trị địa điểm văn phòng phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp cũng góp phần gia tăng khả năng tiếp cận đến các đối tác, khách hàng.
Nếu doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, tài chính nói chung, hãy chọn thuê văn phòng ở các quận như Tân Bình, Phú Nhuận, Bình Thạnh, Quận 5,..
Nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành công nghệ thông tin, kỹ thuật, hay nghiên cứu và phát triển, thì hãy cân nhắc khu vực Quận 12, Quận 3, Quận Bình Thạnh.
Các khu vực quá xa trung tâm thành phố, khu vực đoạn đường dễ bị ngập úng như tuyến đường Phạm Hữu Cảnh (hướng từ Bình Thạnh sang quận 1), đường Trần Não (đoạn đường nối giữa quận 2 và quận 9), đường Hoàng Hoa Thám – Bà Huyện Thanh Quan, đường Nơ Trang Long (đoạn gần cầu Bình Lợi),… nên tránh khi đặt văn phòng.
Bên cạnh đó, hệ sinh thái tiện ích, các dịch vụ lân cận cũng nên được cân nhắc. Việc đặt văn phòng tại một địa điểm đẹp, có hướng và phong thủy tốt không chỉ mang lợi ích về mặt kinh doanh cho doanh nghiệp mà còn cả cho người lao động.
Mô hình thuê văn phòng đại diện
Loại hình khi doanh nghiệp thuê có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và sự linh hoạt hoạt doanh nghiệp. Song hành với loại văn phòng truyền thống, nhiều dạng mô hình văn phòng mới đang được ưa chuộng, đặc biệt đối với doanh nghiệp Star-up, SMEs, như mô hình văn phòng co-working space, văn phòng ảo, văn phòng thuê ngắn hạn,…
Hãy so sánh và khảo sát kỹ lưỡng giữa những loại mô hình để lựa chọn được mô hình văn phòng phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị, tiện ích và các dịch vụ văn phòng góp phần không ít vào hoạt động vận hành, kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy vào chủ đầu tư mà chất lượng giữa các tòa nhà sẽ khác nhau, hãy ưu tiên sử dụng những tòa nhà văn phòng hạng A, hạng B, vì sẽ không phát sinh thêm phí lắp đặt, cải tạo.
- Thiết bị truyền thông internet và công nghệ: máy fax, máy in, máy tính, máy chiếu, đường truyền internet, điện thoại,…
- Vật phẩm văn phòng và thiết bị nội thất: tủ hồ sơ các loại, kệ, bàn ghế,…
- Tiện ích nội khu và dịch vụ hỗ trợ từ chủ đầu tư như: hệ thống điện-nước, tốc độ thang máy, sảnh tiếp khách, trình độ lễ tân, bảo vệ, hệ thống an ninh, hầm xe,…
- Thậm chí, một số nơi còn bố trí phòng nghỉ trưa, phòng gym, phòng gaming cho nhân viên giải trí, nghỉ ngơi.
Tùy vào ngân sách và nhu cầu, hãy chọn lọc những tiện ích phù hợp với doanh nghiệp.
Chất lượng quản lý và an ninh của chủ đầu tư
Yếu tố an ninh nội khu cần được xem trọng vì tài sản doanh nghiệp là khối tài sản khá lớn. Các địa điểm thuê văn phòng cần đảm bảo hệ thống bảo mật, an ninh tiên tiến, hệ thống báo động và thẻ từ kiểm soát ra vào cũng như dịch vụ bảo vệ.
Đồng thời, trang thiết bị PCCC, lối thoát hiểm, thiết bị cứu hộ cũng cần được xem xét trong kế hoạch thuê. Công tác chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ hạn chế tối đa những thất thoát và rủi ro trong tương lai của doanh nghiệp.
Các điều khoản pháp lý hợp pháp
Doanh nghiệp cần lựa chọn tòa nhà thuê đầy đủ, minh bạch về mặt pháp lý, cần xem xét kỹ lưỡng các loại giấy tờ sau:
- Giấy phép xây dựng chứng minh quyền sở hữu, sử dụng và khai thác hợp pháp của chủ đầu tư.
- Giấy phép kinh doanh chứng minh hoạt động kinh doanh từ đối tác cho thuê hoàn toàn các điều kiện kinh doanh.
- Hợp đồng thuê văn phòng hợp lý và các điều khoản hợp đồng rõ ràng, xác thực.
Tính pháp lý của tòa nhà, đối tác cung cấp dịch vụ liên quan trực tiếp đến đến quyên lợi và trách nhiệm khác của doanh nghiệp. Vì thế, những loại giấy tờ cần thiết, những điều khoản hợp đồng luôn cần được kiểm tra kỹ càng trước khi chốt hợp đồng thuê.
Chi phí thuê văn phòng đại diện
Đây cũng là một trong những chi phí ảnh hưởng lớn đến chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Giá thuê văn phòng đại diện thường phụ thuộc vào tiêu chí phía. Vì thế, quý doanh nghiệp cần cần có bài toán thích hợp để lựa chọn được một vị thế đắc địa nhưng phù hợp với ngân sách của mình.
Ngoài ra, bên cạnh chi phí thuê, những biến phí khác cũng cần được lưu ý như:
- Phí quản lý.
- Phí VAT.
- Phí đỗ xe.
- Phí làm ngoài giờ.
- Phí bảo hiểm.
- Chi phí setup văn phòng, trang trí nội thất theo yêu cầu.
Những vị “hàng xóm” trong tòa nhà
Tiêu chí cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng, đó là những người bạn hàng xóm – doanh nghiệp khác thuê cùng tòa nhà, hoặc xa hơn là những doanh nghiệp trong bán kính 2km. Vì dẫu sao, việc làm chung cùng tòa nhà, chung khu vực sẽ không tránh khỏi việc chạm mặt nhau. Mặt khác, các vị hàng xóm cũng giúp bạn đánh giá trình độ dân trí trong cùng khi vực.
VNO hy vọng với 9 tiêu chí quan chọn văn phòng đại diện trên sẽ giúp quý doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc tìm kiếm một vị trí ưng ý.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một văn phòng trọn gói tại những vị trí đắc địa với những ưu đãi lớn chưa từng có và muốn trải nghiệm lợi ích của việc làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp và hiện đại, đầy đủ tiện ích, hỗ trợ nhanh chóng. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
VNO luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của bạn và cung cấp giải pháp văn phòng trọn gói tùy chỉnh để bạn có thể tập trung vào công việc kinh doanh của mình mà không cần lo lắng về các vấn đề hạ tầng. Hãy để VNO trở thành đối tác đáng tin cậy của bạn trong việc phát triển doanh nghiệp.
Tham gia cùng chúng tôi và trải nghiệm sự khác biệt VNO mang lại ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Website: http://vno.com.vn
- Fanpage: https://facebook.com/vno.official
- Hotline: 0909 202 275